Que faut-il savoir sur « Rétention et archivage » — Partie III : Mise en œuvre opérationnelle › 1. Politiques de gestion des données (qualité, protection, rétention, etc.) ?
Extrait de Gouvernance des données
La rétention consiste à déterminer pendant combien de temps les informations doivent être conservées et sous quelle forme.
Dans certains cas, la réglementation impose des durées minimales (papiers administratifs, documents comptables, données de santé, etc.).
Dans d’autres cas, c’est la politique interne qui fixe la période de conservation (informations marketing, courriels, sauvegardes intermédiaires, etc.).
Les raisons d’instaurer une rétention maîtrisée sont multiples :
Respect légal : éviter les sanctions liées à la destruction prématurée de documents.
Rationalisation du stockage : supprimer les éléments obsolètes permet de dégager de la capacité et de réduire les coûts, tout en limitant la surface d’attaque pour la sécurité.
Gestion de la preuve : en cas de litige, pouvoir prouver qu’un document est authentique et qu’il a été conservé selon les règles peut s’avérer décisif.
En complément, l’archivage constitue un mécanisme pour stocker ces informations à long terme, souvent dans un environnement distinct, moins cher et plus sécurisé, avec des accès restreints.
Les politiques précisent alors les conditions de passage en archive, la durée de conservation, la procédure de consultation ou de restitution, ainsi que les responsabilités associées.